Software602: Digitalizace HR není povinnost, ale výhoda

Společnosti mohou nově využívat čistě elektronické podepisování a doručování dokumentů prakticky pro všechny úkony spojené s HR  – od uzavírání, změn a ukončování pracovních smluv, DPP a DPČ, přes dohody o hmotné odpovědnosti, o mlčenlivosti či kvalifikační dohody až po dohodu o práci na dálku. Nebude už tedy nutné čekat na fyzickou přítomnost kompetentní osoby s oprávněním podepisovat dokumenty, stejně tak zaměstnanci pracující z domova nebudou muset kvůli podpisům cestovat do kanceláře. 

Digitalizace HR není pro firmy povinnost, může jim ovšem přinést řadu výhod. „Na začátku je potřeba podívat se na to, jak firma funguje a čeho chce dosáhnout. Tomu pak musí odpovídat zvolené řešení, které zahrnuje jak vhodné technické vybavení pro elektronické podepisování a doručování zaměstnancům, tak správné postupy pro zajištění souladu s právními předpisy,“ upozorňuje Jiří Pour, zakladatel advokátní kanceláře coLEGAL, jenž se ve své praxi zaměřuje na právní pomoc firmám při digitalizaci jejich procesů. Současně upozorňuje na hlavní rizika spojená s nedodržení zákonných náležitostí. Jde především o dostatečnou identifikaci zaměstnance, kvalitu elektronického podpisu a správné doručování. „Nedodržení těchto náležitostí může pro zaměstnavatele znamenat neplatnost konkrétního právního jednání, důkazní nouzi v případném sporu, ale i pokutu od inspekce práce,“ doplňuje Jiří Pour. 

 

Digitalizace HR je projekt jako každý jiný 

Aby mohl zaměstnavatel se zaměstnanci komunikovat plně elektronickou cestou, stačí splnit základní předpoklady. Zaměstnanec potřebuje chytrý telefon a v ideálním případě také počítač. Na straně zaměstnavatele je nutné mít platformu, která umožňuje proces elektronického podepisování dokumentů včetně správy kvalifikovaných i zaručených certifikátů pro podpis. 

Zatímco zaměstnavatel potřebuje kvalifikovaný elektronický podpis, zaměstnanec používá zaručený podpis. Obě strany mohou pro elektronické doručování používat vlastní datovou schránku, a pokud ji zaměstnanec nemá, potřebuje vlastní soukromou e-mailovou schránku (tedy takovou, ke které nemá zaměstnavatel přístup) a optimálně také internetové bankovnictví včetně bankovní identity pro rychlé ověřování. „Z čistě právního hlediska je potřeba nejdříve s klientem vymyslet správné řešení, které nejlépe odpovídá jeho potřebám. Poté se podíváme na jeho vnitřní předpisy a vzorové dokumenty, které upravíme, případně doplníme tak, aby vyhovovaly platnému zákonu a odrážely nově zavedenou praxi,“ popisuje Jiří Pour. Se zvoleným řešením pak souvisí nutné technické vybavení. Podle Jiřího Poura by však nemělo jít o nákup nové techniky, ale ideální řešení by mělo umožnit integrovat elektronické podepisování a doručování do existujících systémů společnosti. V takovém případě nejde o žádnou velkou technickou změnu, jen o doplnění nové funkcionality. 

Pro zaměstnavatele je také nezbytný profesionální digitální archiv, kde budou dokumenty bezpečně uloženy, na nich uchovány elektronické podpisy a po uplynutí skartační lhůty skartovány. Vybírat je možné z cloudových i lokálních řešení  – podle konkrétních požadavků a výše plánované investice. „Trend digitalizace pomůže změnit zavedené postupy ve firmách, snížit počet rutinních úloh, a naopak zlepšit produktivitu,“ uzavírá Martin Plevka ze společnosti Software602.  

 

 

O společnosti Software602

Software602 je česká akciová společnost, která od roku 1991 vyvíjí vlastní software. V současné době má 130 zaměstnanců a ročně investuje desítky milionů korun do výzkumu a vývoje vlastních softwarových řešení a služeb. Realizovala stovky digitalizačních projektů s klienty v komerčním sektoru a veřejné správě.